Cum să nu trimiţi comunicate de presă

În ultimul timp am avut ocazia să iau contact cu o grămadă de comunicate de presă. Unele mi-au plăcut la nebunie, în sensul că au fost redactate atât de bine încât oricum ai fi încercat, n-aveai cum să faci textul ăla să sune mai bine, iar altele au fost atât de proaste, încât am refuzat din start să le prelucrez sau să încerc să scot vreun fel de informaţie din ele.

În speranţa că va putea învăţa cineva ceva din articolul ăsta, m-am gândit să fac o listă cu lucrurile pe care nu trebuie să le faci când trimiţi un comunicat de presă. Din punctul meu de vedere, fireşte, că punctele voastre de vedere aş dori să le văd în comentarii.

1. Evită titlurile care nu spun nimic

Am avut nenorocul să primesc mail-uri cu titlul „comunicat de presă”. Dacă toată lumea ar face asta, cel care ar primi mail-urile n-ar mai înţelege nimic. E ca şi cum ai intra pe un forum şi ai face numai topicuri cu subiectul „întrebare”.

2. Scrie un scurt rezumat al comunicatului în mail

Poate-s eu prea pretenţios, dar majoritatea mail-urilor care veneau cu titlul „comunicat de presă”, n-aveau scris nimic în câmpul mail-ului. Iar fişierul ataşat cum credeţi că se numea? Aţi ghicit: „comunicat de presă”.

Acestea fiind zise, de ce mi-aş pierde eu timpul să deschid fişierul în cauză, când nici măcar nu ştiu despre ce e vorba? Mai uşor e să apăs butonul „Delete”.

Cei care trimit comunicate de presă ar trebui să înţeleagă că nu ei ne fac nouă un serviciu pentru că primim acele informaţii (că noi subiecte de scris oricum avem), ci noi le facem lor un serviciu prin promovarea a ceea ce scrie în comunicat.

Aşadar, ideal ar fi să scrii o scurtă descriere a comunicatului în corpul mail-ului. Dacă nu ai timp de aşa ceva, poţi copia câteva rânduri mai importante din comunicat, ca să nu stai să compui altceva.

3. Foloseşte funcţia BCC

Cei care primesc mail-ul nu trebuie să ştie cui i-ai mai trimis tu comunicatul de presă, pentru că în stilul ăsta, unul care se plictiseşte foarte tare, poate copia toate adresele de mail din lista aia şi să înceapă să le spameze. Iar asta nu e funny deloc.

Un articol despre cum să foloseşti BCC-ul găseşti aici.

4. Oferă-mi toată informaţia în mail. Nu mă trimite în altă parte

Am văzut că, mai nou, comunicatele de presă sună cam aşa:

Stimați reprezentanți mass-media,

Pe site-ul www.unsite.com găsiți informații legate de ceea ce dorim să promovăm.

Vă mulțumim pentru colaborare.

Deci cum? Să intru pe site-ul tău şi să caut acolo comunicatul de presă? No, thanks!

5. Ai grijă la exprimare

Unii, ca să nu lase corpul mail-ului gol, bagă un text de genul ăsta:

Buna ziua,
Va rugam sa gasiti atasat comunicatul de presa legat de ceea ce dorim sa promovam.
Va multumim,

Mă rogi să găsesc ataşat? Cum vine asta? Mai bine îmi ziceai: „Am ataşat comunicatul de presă legat de ceea ce dorim să promovăm”, decât să foloseşti expresii de genul ăsta.

6. Vezi ce faci cu pozele

Pentru o persoană care, pe lângă faptul că scrie articole, mai şi promovează evenimentele din comunicatele de presă, fiecare minut câştigat contează. Dacă tu îmi trimiţi două poze de 14MB şi o rezoluţie de 5000 de pixeli, s-ar putea să refuz să scriu despre evenimentul tău. Dacă ţie ţi-a păsat atât de mult de promovarea evenimentului încât n-ai avut răbdare să micşorezi poza pentru web, să ştii că mie îmi pasă mult mai puţin de-atât.

7. Reciteşte comunicatul de cel puţin 3 ori

Nu-mi plac comunicatele de presă scrise greşit. Dacă nu eşti în stare să-ţi corectezi textele, de ce mă pui pe mine s-o fac? Ar trebui ca măcar virgulele, cratimele şi literele să fie puse corect. Înţeleg că mai sunt scăpări, dar vezi să nu fie prea multe şi prea dese.

8. Într-un univers paralel

Unii, când trimit comunicate de presă, ataşează două fişiere .doc: unul cu diacritice şi unul fără. Nu spun că ar trebui să faci asta, ci că asta înseamnă să ştii ce vrei de la oamenii de presă. Chiar contează detaliile de genul ăsta, să ştii.

Voi cum aţi completa lista?