Cum îmi organizez Inboxul în Gmail pentru productivitate

Când primești niște zeci sau sute de mailuri pe zi, e destul de simplu să te pierzi printre ele și să mai ratezi câte-un reply sau să uiți că nu ai rezolvat anumite lucruri. Ei bine, pentru că mereu am fost un tip organizat în ceea ce privește jobul meu, am lucrat în timp la un sistem care mă ajută să-mi organizez Inboxul în așa fel încât să nu uit niciodată să răspund sau să rezolv anumite lucruri.

Am deja peste 94.000 de mailuri primite de-a lungul timpului, iar asta reprezintă o confirmare a faptului sistemul ăsta funcționează perfect. 😁 În plus, am sincronizat toate mailurile cu Gmail, iar asta înseamnă că am un singur loc în care primesc și din care trimit mailuri, chiar dacă am mai multe adrese de mail asociate mie. Și având un singur loc pentru asta, reușesc să am o organizare și mai bună.

Iar organizarea Inboxului meu arată cam așa:

În partea de sus, marcate cu stea galbenă, sunt mailurile la care trebuie să intervin (fie acele mailuri la care n-am avut timp să răspund, fie mailurile pentru care trebuie să muncesc ceva înainte și abia apoi să dau reply), în mijloc sunt mailurile necitite, ca să văd rapid ce vine nou și să decid dacă doar îl marchez ca fiind citit sau îi pun o stea ca să mă ocup de el, iar în partea de jos sunt mailurile gata citite, un fel de arhivă a mailurilor prin care am trecut deja.

Practic, mereu îmi ies în față mailurile necitite și întotdeauna am o listă cu mailurile de care trebuie să mă ocup. Mai mult, când se strâng mai multe mailuri de care trebuie să mă ocup, pot transforma acea stea galbenă în stea albastră sau într-o bifă verde, ca să mi le prioritizez în funcție de culoare.

By default, Gmailul vine cu o împărțire pe categorii: Primary, Social, Promotions, Updates – iar acea împărțire nu e deloc productivă, pentru că nu mă ajută să știu mereu la ce mailuri mai am de răspuns. În plus, risc să pierd anumite mailuri importante pentru că se duc în categoria de Promotions, loc în care nu prea îți vine să te uiți.

Cum activezi organizarea bună a Inboxului în Gmail

Primul pas e să apeși pe rotița din colțul din dreapta al Gmail-ului și să mergi la Settings. Click pe butonul Inbox în pagina de setări, apoi activează Priority Inbox, ca în fotografia de mai jos.

By default, el îți propune o aranjare a mailurilor care mie nu mi s-a părut atât de utilă, așa că trebuie să umblăm puțin și la Inbox Sections. Astfel, la „Important and unread” va trebui să modifici în Starred apăsând pe acel Options din partea dreaptă.

Ce este acum Starred se va modifica în Unread, iar Everything else rămâne neschimbat. În final, așa va trebui să arate lista ta de Inbox Sections:

Ai dat Save în partea de jos a ecranului și gata, mailul tău va arăta exact ca în prima imagine din acest articol.

Bineînțeles, dacă în trecut ai avut activat Inboxul clasic, probabil o să ai niște mii sau zeci de mii de mailuri necitite, pentru că ele se aflau în tabul Promotions și nu-ți păsa dacă apar ca fiind citite sau nu, dar le poți selecta pe toate și le poți da „Mark as read” și gata, ai rezolvat problema. 👍🏼